Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten wir bei der Nutzung des Portals druck·s verarbeiten, wofür wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Vertreten durch den Geschäftsführer Elysen Butz. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@digitalemedien.de.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontakt- und Kontodaten: E-Mail-Adresse sowie, soweit angegeben, Name und Firma.
• Druckdaten: die von Ihnen hochgeladenen Dateien und die daraus technisch abgeleiteten Kennwerte (z. B. Seitenzahl, Abmessungen, Farbmodus, Auflösung).
• Auftragsdaten: Produktauswahl, Referenz, Freitext-Angaben, Status, Auftragsbestätigungen in ihren Versionen und Kommunikation zum Auftrag.
• Freigabe- und Ereignisprotokoll: Zeitpunkt, Art und Version von Auftragsschritten, insbesondere der Bestätigung per Einmalcode und der Freigabe, samt IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent).
• Nutzungs- und Verbindungsdaten: Server-Logdateien beim Aufruf des Portals (siehe Abschnitt 8).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Portals und Abwicklung Ihrer Aufträge — Anfrage, Prüfung, Auftragsbestätigung, Freigabe, Produktion, Versand und Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen).
• Anmeldung, Identitätsbestätigung und Nachweis von Freigaben durch Einmalcode und Protokollierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Abwicklung und in der Nachweisbarkeit verbindlicher Freigaben.
• Automatische Vorprüfung, Virenprüfung und Sicherheit des Betriebs (Abschnitte 5, 6 und 8). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in effizienter Auftragsprüfung, fehlerfreiem Druck und dem Schutz unserer Systeme.
• Reichweitenmessung (Abschnitt 9). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere nach §§ 147 AO und 257 HGB. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Bereitstellung der für einen Auftrag erforderlichen Daten ist vertraglich notwendig. Ohne E-Mail-Adresse und Druckdaten können wir Ihren Auftrag nicht bearbeiten.

4. Anmeldung per Einmalcode, Cookies und lokaler Speicher

Das Portal kennt kein Passwort. Zur Bestätigung eines Auftrags, zur Anmeldung und zur Freigabe senden wir einen Einmalcode an Ihre E-Mail-Adresse. Der Code ist nur kurze Zeit gültig und wird bei uns nicht im Klartext gespeichert.

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das Sie für die Dauer der Sitzung als angemeldeten Nutzer erkennt. Eine Sitzung läuft nach 24 Stunden ohne Nutzung ab. Das Cookie ist für den Betrieb des Portals technisch erforderlich; es wird ohne Ihre Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Außerdem nutzen wir den Speicher Ihres Browsers für technisch notwendige Einstellungen:

• localStorage: Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild.
• sessionStorage: eine Merkmarke, die nach dem Absenden eines Auftrags einmalig den passenden Hinweis anzeigt und nur für die Dauer der Sitzung besteht.

Diese Angaben verlassen Ihren Browser nicht und dienen weder der Nachverfolgung noch der Werbung. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

5. Automatischer Vorprüfungs-Hinweis (Mistral AI)

Nach dem Absenden eines Auftrags erstellt das Portal automatisch einen Hinweis für Sie und unsere Mitarbeiter. Er gleicht Ihre Angaben mit den hochgeladenen Dateien und – soweit vorhanden – früheren Aufträgen ab, stellt Rückfragen bei Abweichungen (z. B. Seitenzahl in der Beschreibung und in der Datei) und schlägt eine Produktkategorie vor. Dafür setzen wir einen KI-Sprachdienst ein.

Dienstleister ist die Mistral AI SAS, Paris, Frankreich, die für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Wir nutzen ausschließlich den EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai).

Folgende Daten werden dabei übermittelt:

• Ihre Produktauswahl, die Referenz und Ihre Freitext-Angaben zum Auftrag;
• aus den hochgeladenen Dateien technisch abgeleitete Kennwerte: Dateiname, Dateityp, Seitenzahl, bei Tabellen Blattnamen und Zeilenzahl, bei Präsentationen und Textdokumenten die Anzahl der Folien bzw. Absätze, bei Bildern die Abmessungen sowie im Freitext vorkommende Zahlen;
• die Ergebnisse unserer automatischen Druckdaten-Analyse in Kurzform (z. B. Auflösung, Farbmodus, Schrifteinbettung);
• soweit für Ihr Konto ein Auftragsverlauf aus unserem Auftragssystem hinterlegt ist: eine Übersicht früherer Aufträge mit Auftragsnummer, Datum, Produkt, Menge und Auftragsmerkmalen.

Nicht übermittelt werden die Inhalte Ihrer Dateien (Texte, Bilder, Grafiken) sowie Ihre E-Mail-Adresse. Bitte tragen Sie in Freitext-Feldern keine Angaben ein, die nicht für den Auftrag erforderlich sind, insbesondere keine sensiblen personenbezogenen Daten.

Der Hinweis (im Portal als „Erste Prüfung“ bezeichnet) ist eine Arbeitshilfe. Er ist unverbindlich und enthält keine Preise oder Termine. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: Über Annahme und Ausführung eines Auftrags entscheiden unsere Mitarbeiter und Sie durch Ihre Freigabe. Fällt der Dienst aus, wird Ihr Auftrag ohne den Hinweis bearbeitet.

6. Prüfung auf Schadsoftware

Hochgeladene Dateien werden auf unseren eigenen Systemen mit dem Virenscanner ClamAV geprüft. Die Dateien werden dafür nicht an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Systeme und anderer Nutzer).

7. E-Mail-Versand

Einmalcodes, Auftragsbestätigungen, Freigabe-Bestätigungen und Benachrichtigungen zu Ihrem Auftrag versenden wir per E-Mail über unsere eigene Infrastruktur bei der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland (Verarbeitung in der EU; siehe auch Abschnitt 8). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht, gegebenenfalls mit Anhängen wie Auftragsbestätigung und Druckdaten, verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte beachten Sie, dass E-Mails unterwegs grundsätzlich von Dritten eingesehen werden können, soweit sie nicht transportverschlüsselt übertragen werden.

8. Hosting und Server-Logdateien

Das Portal wird bei der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Anwendung und Datenbank laufen auf einem Server, die hochgeladenen Dateien liegen im Object Storage von Hetzner; Standort der Rechenzentren ist Deutschland (EU). Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf des Portals werden technisch bedingt Verbindungsdaten in Logdateien verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Die Verarbeitung dient der Stabilität und Sicherheit des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Reichweitenmessung (Plausible Analytics)

Wir nutzen den Dienst Plausible Analytics der Plausible Insights OÜ, Estland (Cloud-Angebot, Verarbeitung in der EU), um die Nutzung des Portals in aggregierter Form zu verstehen und es zu verbessern. Plausible arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät. Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert und keine Profile gebildet; eine geräteübergreifende Wiedererkennung findet nicht statt. Erfasst werden nur statistische Angaben zum Seitenaufruf, etwa aufgerufene Seite, Herkunft des Besuchs sowie grobe Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung des Portals. Sie können der Reichweitenmessung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 13). Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, weil weder auf Informationen in Ihrem Endgerät zugegriffen noch solche dort gespeichert werden.

10. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff, die Ihre Aufträge bearbeiten. Externe Empfänger sind unsere Auftragsverarbeiter (Hosting, E-Mail-Versand, Mistral AI, Plausible Analytics) sowie im Einzelfall Versanddienstleister zur Zustellung Ihrer Ware, Steuerberater und Behörden, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Abwicklung des Auftrags und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist; dazu zählen insbesondere die Pflichten nach §§ 147 AO und 257 HGB. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Sitzungen laufen nach 24 Stunden ohne Nutzung ab, Einmalcodes nach wenigen Minuten. Über die Abwicklung hinaus archivieren wir Druckdaten nur bei entsprechender Vereinbarung (siehe Abschnitt 10 der AGB).

12. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Mitteilung an Empfänger (Art. 19 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 13).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@digitalemedien.de.

13. Widerspruchsrecht

Richten Sie Ihren Widerspruch bitte an info@digitalemedien.de. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: